Aumentando sua produtividade com o “5S”

O blog Efetividade está com uma promoção de comemoração por completar um ano de vida, ele irá premiar os melhores artigos sobre produtividade, entre outros assuntos; entre os prêmios estão um Palm Z22, livros, moleskines, etc. Não pude deixar essa oportunidade escapar, este artigo está concorrendo na promoção.

Provavelmente falando em produtividade você já deve associar essa palavra a GTD (Getting Things Done), mas há outras metodologias que promovem meios para as pessoas se tornarem mais produtivas! Uma delas é o “5S”, que estarei explicando neste artigo.

A metodologia “5S” surgiu no Japão no início dos anos 1950, criada por Kaoru Ishikawa, devido ao caos e destruição causados no Japão após a 2ª Guerra Mundial. Tem como meta melhorar a organização no ambiente de trabalho, facilitar as atividades mais freqüentes, acabar com o desperdício de materiais, e aumentar a produtividade.

Mas o que quer dizer o “5S”? Vem de cinco palavras japonesas iniciadas com “S”, são elas: Seiri, Seiton, Seisou, Seitsuke, e Shitsuke.

· Seiri – Senso de utilização: É separar o útil do inútil, deixar sobre a mesa somente o que você irá utilizar para determinada tarefa, ou o utilizado com mais freqüência. Portanto livre-se daquele furador ou almofada de carimbo que estão de enfeite em cima da sua mesa!

O mesmo se aplica ao seu computador, apague arquivos e atalhos inúteis no seu desktop; limpe sua caixa de e-mail, apagando spams, propagandas, correntes e e-mails já lidos que não terão mais utilidade.

· Seiton – Senso de organização: Tudo deve ter seu lugar específico, cabe a você organiza-los conforme a freqüência de utilização.

Catalogue seus livros, colocando os mais utilizados em um lugar de fácil acesso, deixe as canetas e lápis mais utilizados sempre em cima da mesa e perto de você, e nunca naquela ultima gaveta cheia de tranqueiras.

No caso do seu e-mail utilize categorias para facilitar a procura de algum e-mail específico (no g-mail você pode utilizar a opção “Labels”). E seus arquivos ao invés de ficarem espalhados por todo computador podem ser concentrados em apenas algumas pastas com nomes referentes ao assunto dos arquivos.

· Seisou – Senso de limpeza: É manter o ambiente limpo, evitar sujar o local. Jogue fora agora mesmo aquele copo descartável de café, e os papéis de bala!

“Um ambiente limpo não é o que mis se limpa, e sim o que menos se suja”

Chico Xavier

· Seiketsu – Senso de padronização: Fazer com que o ambiente seja padronizado – padronizando documentos, armários, informações e processos. Mantenha os memorandos da empresa sempre com a aparência igual e uniforme, trabalhos universitários devem ser feitos seguindo normas técnicas; nada muito difícil de fazer, certo?

· Shitsuke – Senso de autodisciplina: Consiste em manter o comprometimento com as atividades diárias, cultivar bons hábitos, reeducação das nossas atitudes, e sempre ser um bom exemplo para os demais.

O “5S” foi originalmente criado para ser aplicado em indústrias do Japão, mas com o passar do tempo foi adaptado para todos tipos de locais (área de serviços, escolas e aplicável até no cotidiano em casa).

Tive contato com o “5S” na 5ª ou 6ª série do Ensino Fundamental (Aproximadamente a 8 anos atrás, tenho 19 anos) e pode-se dizer que foi decisivo para me tornar alguém organizado e mais comprometido com as atividades. Pode exigir um tanto de esforço no começo, mas com o passar do tempo você acabará praticando os “sensos” inconscientemente.

Escrevi minhas dicas, espero que sejam úteis, e só mais uma coisa: Não custa nada tentar!